Découvrez la force d'une GED simple et efficace avec Microsoft SharePoint Online !

L'intégration de Microsoft SharePoint Online va changer la gestion des documents de votre entreprise. Il s'agit là d'une évolution majeure dans la façon de travailler au sein de l'entreprise. Trop souvent la masse des documents produits dans l'entreprise reste stockée dans des répertoires partagés peu ou trop accessibles.

Le résultat est une gestion aléatoire de ces documents et un partage souvent faible vers les bons utilisateurs.

Le répertoire partagé ne permet pas non plus les possiblités d'historisation (sauvegarde des versions). Microsoft SharePoint Online est la solution de gestion des Intranets collaboratifs. Elle permet à un utilisateur non informaticien de créer des "sites" pour ses équipes. Dans chaque site, entre autres fonctionnalités, une gestion complète de documents est disponible.

Avant :

• Répertoires partagés
• Pas d'accès en dehors des locaux de l'entreprise
• Droits d'accès dans les mains d'un administrateur technique : difficile d'accès
• Sauvegarde « aléatoire » dépendant d'un technicien
• Organisation / classifications des documents très limitées (un seul modèle - répertoire/sous répertoire)
• Pas de gestion des versions de documents
• Recherches restreintes (classification sans intelligence, …)
  
  
  

Après : Base documentaire dans SharePoint

• Accès quelque soit l'endroit
  (via Internet ou par le réseau de l'entreprise)
• Les documents partagés sont dans un Intranet : la connaissance est vraiment partagée
• Droits d'accès délégués au responsable « métier » de l'équipe et non à l'informatique.
• Un ensemble de documents peut être partagé très facilement entre les acteurs d'une même équipe.
• Sauvegarde en ligne chez Microsoft *
• Possibilité d'ajouter des mots-clés sur chaque document pour le qualifier et le retrouver facilement
• Gestion des versions / archives possible et décidée par le responsable du site d'équipe (sans besoin de connaissances informatique)
• Recherche sur le contenu du document, les mots-clés, la pertinence
• Possibilité de créer des modèles de documents (ex: devis, courriers, fiche produits,...)
• Possiblité de s'abonner à des alertes indiquant la modification ou la création d'un document